“ICT betreft een belangrijke pijler voor het creëren van de ideale werkplek. Het maakt het mogelijk om overal – waar ook – te werken met data die volledig up-to-date zijn. De komende artikelen wil ik daarom wijden aan ICT en diverse deskundigen aan het woord laten. Ik wens u veel leesplezier.”

Software als dienst uit de Cloud; bijzonder gebruiksvriendelijk
 “Anyplace, anywhere, any moment werken zorgt voor een andere visie op de werkprocessen. Techniek en ICT biedt vele mogelijkheden om dit te ondersteunen. Zeker met de huidige ontwikkelingen met Office 365. In plaats van deze software op computers van de organisatie te installeren, maakt Office 365 gebruik van servers die Microsoft installeert en beheert. Software als een dienst die je afneemt vanuit de Cloud… Dat ontneemt organisaties veel zorgen. Voor de medewerkers en de IT-beheerders. Er is altijd voldoende opslag, alles staat centraal en er is altijd een up-to-date back-up.

Veiligheid data
Veel organisaties maken momenteel de omslag om medewerkers de gelegenheid te bieden  ‘anyplace, anywhere en any moment’ te werken. Diverse zaken kun je hiervoor op corporate niveau vastleggen. Belangrijk. Zeker voor organisaties die werken met privacygevoelige informatie en dus hoge prioriteiten stellen aan de veiligheid van data. Andere zaken kun je op afdelingsniveau regelen en overlaten aan de leidinggevenden. Hoe het in de praktijk werkt, blijft afhankelijk van de functie en hoe medewerkers het uiteindelijk oppakken.

Online softwarepakketten
Na het bepalen van deze ‘piketpaaltjes’ kun je starten met het daadwerkelijk
uitrollen van de ICT voor het nieuwe werken. Technisch vind ik dat niet zo
spannend. Zeker niet als je kiest  voor één leverancier; Windows 365 omvat alle Officeprogramma’s. Dat is makkelijk en scheelt in de kosten. In het traditionele concept maakt de IT-beheerder een centrale account aan voor alle IT-acties
van de organisatie. Maar bij Office 365 maak je een account aan op de servers
van Microsoft. Via een speciale webportal geef je de medewerkers van de organisatie, afhankelijk van zijn functie, rechten binnen SharePoint en stel je zo online de officepakketten beschikbaar. Daarnaast gebruiken veel organisaties vaak nog andere software die niet in de Office 365-omgeving beschikbaar is. Die dan draait op de eigen servers.

Altijd up-to-date
Office 365 bevat dus volledige versies van de officepakketten. Van Word, Excell, PowerPoint tot virtueel vergaderen (Lync) en het automatisch maken van back-up. Met een paar keer klikken, staat alles gebruiksklaar en door de automatische updates beschikken medewerkers altijd over de nieuwste versie. Dat, terwijl ze gewoon doorwerken. Bijgewerkte documenten slaan medewerkers op in de Cloud. Centraal. Daar vinden collega’s ze makkelijk terug; niemand werkt dus meer met verouderde documenten. Dat scheelt enorm in de onderlinge communicatie. Eveneens kan de IT-beheerder in een handomdraai gebruikers toevoegen of verwijderen, e-mail beheren en regels instellen voor documenttoegang. Bijzonder gebruiksvriendelijk. Ook voor de IT-beheerders.” 

Gerko Baarslag,
interim senior IT Director