“Steeds meer organisaties zie ik de overstap naar flexibel werken vlot maken. Zo’n ‘fast track project’ vergt enig voorwerk. Ze kenmerken zich vooral door een helder theoretisch kader met een duidelijke tijdsplanning, brede inbedding in de organisatie en fysieke verandering van de werkomgeving.

Organisaties die de overstap naar flexibel werken snel kunnen maken, besteden aan deze items uitgebreid aandacht. Het is helder op welke wijze de nieuwe manier van werken zal bijdragen aan de doelstellingen van de organisatie. Zeker niet alles wat betreft de bestaande manier van werken wordt over boord gegooid. Sterker, datgene dat al goed is binnen de organisatie wordt als leidraad gebruikt voor de transitie naar de toekomstige werkomgeving.Het Huisvestingsproces
Het huisvestingsproces van een ‘fast track project’ start met het inzichtelijk maken van de organisatie en de werkprocessen. Op basis van de reeds gehanteerde functieprofielen kunnen de meest voorkomende werkstijlen worden bepaald en verder worden uitgesplitst naar de diverse activiteiten. Deze gebruiken we voor het categoriseren van de dominante activiteiten van uw medewerkers om vervolgens de benodigde faciliteiten te bepalen. Dit betreft de basis voor het ruimtelijk en functioneel Programma van Eisen. Aansluitend wordt het Ordeningsmodel en het Beeld- en Kwaliteitsplan gemaakt om uiteindelijk te starten met de realisatie.

Activiteit gerelateerd werken
Afhankelijk van de doelstelling van de organisatie op welke wijze u wilt werken over, laten we zeggen, drie tot vijf jaar, wordt een nieuwe indeling gemaakt. Een toekomstige werkomgeving met een open en transparante uitstraling. Belangrijk hierbij is dat er werkgebieden ontstaan van menselijke schaal. Dat wil zeggen per werkgebied of oriëntatie zo’n 30 à 40 werkplekken. Voor de indeling van de nieuwe werkomgeving worden de volgende vragen gesteld: Hoeveel werkplekken wordt er ingericht voor flexibel, individueel of samen, te werken? Hoeveel persoonlijke werkplekken krijgt de toekomstige werkomgeving? Om samen te werken kan de nieuwe werkomgeving variëren van een box werkplek, samenwerkplek tot projecttafel. Om individueel te werken zijn er eveneens diverse mogelijkheden, zoals een cockpit, bibliotheek, single lounge, open werkplek, reflectiewerkplek, etc. uiteraard krijgen activiteit gerelateerde werkplekken de voorkeur bij de inrichting van de nieuwe vitale werkomgeving.Onafhankelijk van de hiërarchie: goed voorbeeld doet immers goed volgen. In principe worden de werkplekken dus niet toegewezen aan specifieke personen. Alleen als de werkzaamheden dit vergen, worden er toch persoonlijke werkplekken ingericht. De fysieke verandering stimuleert ook ander gedrag van de medewerkers; het nodigt hen uit om anders te werken. Meer flexibel. Wellicht in eerste instantie met enige tegenargumenten. Maar over het algemeen stel ik vast dat als ik na enige tijd hen nog eens spreek en vraag of ze toch niet liever terug willen naar de oude werkomgeving, de meesten toch de voorkeur geven aan een nieuwe en vitale werkomgeving. Het Nieuwe Werken past niet alleen beter bij die nieuwe werkomgeving, flexibel werken past ook beter in de huidige tijdsgeest.”