‘Een open kantoortuin met flexplekken.’ Dat is veelal het antwoord van deelnemers – vooraf aan mijn presentatie – op de vraag naar de fysieke werkomgeving bij het nieuwe werken. Waarop is dit beeld gestoeld? Wat veroorzaakt dit negatieve beeld? En wat is dan voor jou de ideale werkomgeving?

‘Open space’
In de perceptie van mensen heeft de werkomgeving bij het nieuwe werken, alles te maken met ruimte efficiëntie. Hoe besparen we zoveel mogelijk ruimte? Hoe optimaliseren we de
ruimtebenutting? En hoe elimineren we maximaal ruimte? Dit resulteert
regelmatig in een ‘open space’ waar vertrouwelijke gesprekken niet mogelijk
zijn, waar onrust door belgedrag de boventoon voert en er te weinig
concentratiemogelijkheden zijn. Kortom, waar de inrichting van de ruimte en de
faciliteiten niet zijn afgestemd op de gewenste activiteiten van de
medewerkers.

 

Esthetica voert boventoon
Veel moderne werkomgevingen  worden niet doordacht vormgegeven. Esthetica voert de boventoon. De  inrichtingselementen zijn prachtig ontworpen en vormgegeven. Ze passen echter niet bij de organisatiecultuur en de deelnemers vinden het vaak allemaal een
tikje overdreven. Het zijn uitgedachte werkomgevingen. Maar niet doordacht.
Deze faciliteiten zijn vanuit functioneel perspectief immers niet gebaseerd op
de werkelijke activiteiten van de organisatie of de medewerkers.

‘Zakdoekje leggen’
Kijk maar eens naar het filmpje van de gemeente Heemstede op You Tube. De gemeente
maakt regels, zoals houd rekening met je collega en veroorzaak geen overlast.
Ruim je bureau op want je collega wil er ook werken. En eet niet op de
werkplek: je collega wil eveneens graag gebruik maken van het toetsenbord.
Echter, wat is het gevolg? ‘Zakdoekje leggen’ om verzekerd te zijn van de gewenste
werkplek.

Het rijtje der dinosaurussen
Interieurleveranciers maken vaak dezelfde fout. Kennen jullie deze slogan: de nieuwe generatie kantoormeubilair maakt efficiënter werken mogelijk? Concentratiewerkplekken kunnen vervolgens een stoel zijn, zoals de revolutionaire silence chair. Probeer hierin maar eens om geconcentreerd een rapport te schrijven! Of wat
dacht je van kies de juiste flexkoffer. Je kunt hem personaliseren door
foto’s aan de binnenkant te plaatsen of er andere persoonlijke spullen, zoals
die gouden pen, in te doen. Mijn inziens behoort zo’n flexkoffer tot het rijtje
der dinosaurussen…

Communityzone
Laatst trof ik een zakenrelatie die gebruikt maakt van de faciliteiten van een flexibele
werkplekaanbieder. Hij maakt vrij gebruik van de communityzone; een mooie open
werkruimte tussen gesloten kantoren. Voor vergaderingen huurt hij een
spreekkamer. Toen ik aankwam, ving een receptioniste me keurig op. Tijdens ons
gesprek vroeg ik hem: “Als je nu geconcentreerd een rapport moet schrijven, wat
doe je dan?” “Oh, dan ga ik thuiswerken. Als ik dat hier wil doen, moet ik een
eigen kantoor huren van 12 m2.”

Een frisse mindset
Het nieuwe werken gaat niet om ‘Een open kantoortuin met flexplekken’. Het daadwerkelijk nieuwe werken gaat om het creëren van jouw ideale werkomgeving. Dat vergt een frisse mindset. De markt biedt hiervoor legio mogelijkheden. Van meer traditionele faciliteiten tot niet-persoonsgebonden werkplekken gericht op activiteiten. Jouw ideale werkplek richt zich op jouw specifieke combinatie van
werkzaamheden. Los van esthetica. Los van vormgeving. In een combinatie van
verschillende ruimtes, afgestemd op jouw werkzaamheden. Met de juiste
verlichting, temperatuur, akoestiek en faciliteiten. Gericht op jouw specifieke
mix van geconcentreerd werken, mensen ontmoeten en voldoende mogelijkheden voor
besloten overleggen. De ideale werkomgeving  is wars van opgelegde regels en bevordert natuurlijk gedrag. Je vindt dus altijd de werkplek die je op dat moment nodig hebt.

Wat is jouw ideale werkomgeving?