“Het Bakken Research Center in Maastricht – onderdeel van Medtronic – maakt dit jaar de overstap van twee panden naar één pand. Dat betekent dat we met hetzelfde aantal mensen gaan werken op aanzienlijk minder vierkante meters en dat we onder meer kiezen voor een nieuwe manier van werken: onder de naam ‘Innovative Working’ gaan we flexibeler en activiteitgericht werken. Bij dit soort omvangrijke projecten vinden wij het belangrijk om vanuit een multidisciplinaire aanpak te werken. Bij deze transitie zijn zowel de facilitaire kant als de gedragskant essentieel. Beide verdienen de onverdeelde aandacht. Om de gedragskant van het project op een goede manier vorm te geven, hebben we bijvoorbeeld twee ambassadeursgroepen samengesteld. De facilitaire kant van het project houdt onder andere in dat in de nieuwe situatie niemand meer een eigen kantoor krijgt. Iedereen binnen de organisatie gaat volledig via het Innovative Working-concept werken. ‘Lead by example’ is hierbij een belangrijk principe. De ontwikkelingen in dit huisvestigingsproject gaan heel snel: vanaf medio augustus 2014 gaan we al vanuit één geheel verbouwd pand werken, volgens de nieuwe manier van werken. We hebben dan een doorlooptijd gehad van tien maanden.

Behoorlijke aanpassingen
In de tussengelegen periode wordt ons pand drastisch verbouwd en verblijven wij met zijn allen in het nog tijdelijk gehuurde pand aan de overzijde. Dat is kleiner dan het permanente pand en vergt behoorlijke aanpassingen van iedereen. Medewerkers gaan daarom zo flexibel mogelijk om met de beschikbare ruimte. We blijven vooral ook alert op de beschikbaarheid van de vergaderruimtes. Hierin stellen we ons creatief op; ook een bankstel blijkt een goede plek te zijn voor een meeting.

 

Alle hens aan dek
De overstap naar deze tijdelijke situatie hebben we heel snel moeten maken. In november hebben we het huisvestingsproject aangekondigd en sinds midden februari zitten we met zijn allen in het tijdelijke pand. Dat betekende voor iedereen alle hens aan dek. We zijn daarom gestart met een flinke opruimactie tijdens een Clean & Mean-dag waarbij met twee acteurs zeker ook ruimte was voor plezier. Verder was voor veel mensen ook de parkeergelegenheid een probleem. Maar met een degelijk parkeerplan zijn we ook hier goed uitgekomen.

Multidisciplinair
Naast de omgeving speelt het gedrag eveneens een cruciale rol in dit project. Hiervoor hebben we dus de twee ambassadeursgroepen samengesteld die multidisciplinair hebben nagedacht over wat reeds goed is in onze huidige manier van werken, hoe we graag willen werken in de nieuwe omgeving en hoe we deze twee aspecten kunnen combineren. De staf had hen hiervoor enkele richtlijnen gegeven. De ambassadeurs hebben die vervolgens ontwikkeld tot een vijftal richtingen als basis voor onze nieuwe manier van werken. Onlangs hebben ze de voorstellen gepresenteerd aan de staf. De komende maanden worden deze breed binnen de organisatie gedeeld en wordt er samenhang aangebracht tussen de vijf richtingen, de fysieke omgeving en de middelen.

Achtbaan
Terugkijkend op de afgelopen periode zie ik het beeld opkomen van een achtbaan. Zeker in de eerste periode liep de mailbox over van de vele mails met vragen van medewerkers. Maar bovenal hebben we enorm veel werk verzet in een relatief korte periode. Er zijn een aantal projectgroepen opgezet, die vorm en uitvoering hebben gegeven aan een aantal kritische onderdelen – bijvoorbeeld tijdelijke huisvesting, opruimen, digitalisering, mobiliteit, etc. De projectgroepen boekten snel vooruitgang; dat leverde veel voldoening op. Een resultaat waar we als Bakken Research Center met z’n allen zeker trots op mogen zijn. En uiteindelijk… passen we makkelijk in de tijdelijke huisvesting. Dat belooft veel voor de toekomst!”

Barbera Duits, Sr. HR Manager Medtronic